Executive Office Assistant | Mitarbeiter Geschäftsleitungssekretariat (m/w/d)

So gestalten Sie als Mitarbeiter Geschäftsleitungssekretariat | Executive Office Assistant die Zukunft mit 

Als Mitarbeiter Geschäftsleitungssekretariat (m/w/d) unterstützen Sie den Teamleiter des Geschäftsleitungs­sekretariats bei der effizienten Organisation und Steuerung administrativer Abläufe. Sie koordinieren die termingerechte Bearbeitung administrativer Aufgaben im Verantwortungsbereich und stellen deren fristgerechte sowie zuverlässige Umsetzung sicher. Ihr Einsatz erfolgt im Bereich Geschäftsleitung, Abteilung Sekretariat in Gleitzeit. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das bieten wir Ihnen:

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben mit interessanten Entwicklungsperspektiven

• Leistungsgerechte Entlohnung sowie ein sehr gutes teamorientiertes Betriebsklima und attraktive Zusatzleistungen

• Ausgewogene Work-Life-Balance mit Angeboten zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, ergänzt durch eine individuelle Pausenversorgung und hauseigene Fitnessräume

Das bringen Sie mit:

• Langjährige Berufserfahrung oder Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder Fachwirt/ Techniker/Meister mit erster Berufserfahrung, jeweils in kaufmännischer oder technischer Fachrichtung

• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder in anderen administrativen Bereichen

• Grundkenntnisse in Termin- und Reiseorganisation sowie der Reisekostenabrechnung

• Grundkenntnisse in Organisation von Meetings und Veranstaltungen

• Grundlegende Englischkenntnisse

• Erweiterte PC-Anwendungs- und IT-Programmkenntnisse

• Selbstständigkeit, Engagement, Flexibilität

• Genauigkeit, Sorgfältigkeit

• Loyalität, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit

• Durchsetzungsvermögen

Zu Ihren Aufgaben

• Organisation und Durchführung von Empfangs-, Besucher- und Telefonservices einschließlich Bedienung der Schrankenanlage für Ein- und Ausfahrt

• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben (Postbearbeitung, Kalenderverwaltung etc.)

• Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung

• Unterstützung bei Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen

• Unterstützung der Fachbereiche bei administrativen Tätigkeiten

• Mitwirkung beim Dienstfahrzeugmanagement

• Organisation, Beschaffung und Verwaltung von Arbeitsmitteln (Büromaterial, Kittel etc.)

• Wahrnehmung von Vertretungsaufgaben zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Geschäftsleitungssekretariats